Beskyttelse af dokumenter

Der er mange arkiver og dokumenter, som er vigtige for virksomheden her. Vi er et stort advokatfirma, og vi har rigtigt mange kunder. Vi dækker over rigtigt mange sagsområder, som involverer almindelige mennesker. Vi arbejder rigtigt meget med erhvervsret og familieretsområderne. Det betyder, at vi har mange datafiler og dokumenter, som vi skal passe rigtigt godt på i mange år.

Vi har derfor tit brug for nye dokumentskabe, så vi kan arkivere alle dokumenter og datafiler korrekt.

Inden vi flyttede ud til de nye kontorer her i udkanten af byen, havde vi store problemer med at finde plads til skabene, vi købte. Det endte med, at vi fyldte alle skabe med ældre afsluttede sager ind i et enkelt rum, som vi låste. Vi kom kun i det rum, hvis vi fik en henvendelse om en gammel sag. Det var rent ud sagt ikke nemt at finde de gamle sager, selvom vi har et godt arkiveringssystem. Skabene var heller ikke brandsikrede.

Nu er vi brandsikrede

Nu herefter at vi er flyttet ud i den nye bygning, har vi en hel kælder, som vi bruger som bibliotek. Her har vi plads til mange års sager i fremtiden. Og vi har købt brandsikre dokumentskabe, så vores forsikringsselskab ikke kan frasige sig at dække, hvis der skulle opstå ildebrand. En enkelt væg i kælderen har vi lavet til en særlig afdeling for opbevaring af datafiler. Vi har købt særlige skabe, der er beregnet til opbevaring af den slags filer. I et rum ved siden af biblioteket sidder vores IT‐afdeling. Det er dem, der styrer alt det her intranet, vi har. De sørger også for at gøre os opmærksomme på, hvis vi arkiverer elektroniske filer forkert.

Dokumentskabene, vi har købt, er alle sammen brandsikrede, op til 120 minutter. Det er sådan en tidsgrænse for, hvor længe skabene kan modstå voldsom varme. Fx fra ildebrand. Efter 120 minutter vil skabenes indre temperatur blive så høj, at dokumenterne – dvs. papirer – vil selvantænde. 120 minutter, altså 2 timer kan være en redning. Hvis det skulle ske, at der opstår ildebrand, så håber vi da, at brandvæsenet når frem, og får slukket ilden, inden der er gået 2 timer. Men vi har også fået branddøre sat op indtil biblioteket. Vi mener, det er det sikreste. De gør det også sværere for eventuelle indbrudstyve at komme ind.

Vagt døgnet rundt

Samtidigt har vi en security vagt hele døgnet rundt. Jeg tror ikke, at ham, der tager nattevagten, har en særlig sjov tjans. Det må være kedeligt at sidde der nat efter nat og bare glo på en skærm.
Alle ansatte, som kommer i bygningen her, har en særlig nøgle og kode, så de kan komme ind i bygningen, men det er kun få os, som har adgang til biblioteket. Og vi har særlige nøgler og koder til dokumentskabene.
Ja, er er blevet gjort virkeligt meget for at opgradere firmaets sikkerhed. Det har været nødvendigt, så forsikringen, vi har, dækker – hvis nu noget uforudset skulle ske.
For os, som har adgang overalt i bygningen, er livet blevet en lille smule mere besværligt, men vi vil da hellere være sikre, end vi vil risikere, noget går galt.